Faire appel à une secrétaire indépendante vous permet de profiter de nombreux avantages. Vous y gagnerez en optimisation de votre temps, en coûts, en flexibilité…

Vous êtes une entreprise ? Vous avez besoin d’externaliser votre gestion administrative. Vous souhaitez faire appel à une assistante freelance de façon ponctuelle ou régulière, mais vous hésitez ne sachant pas ce qu’elle vous coûtera. Vous vous demandez quel est le réel tarif d’une secrétaire indépendante. 

Qu’est-ce qu’une secrétaire indépendante ? 

Une secrétaire indépendante est comme son nom l’indique une assistante qui travaille à son compte. Elle ne sera jamais à considérer comme votre salariée, elle est indépendante.

Elle exerce son métier de secrétaire en freelance pour plusieurs clients.

Plus de détails sur ce métier cliquez sur le lien ci-dessous :

Combien coûtent les services d’une secrétaire indépendante ?

Avant tout, il faut savoir que les prestations de secrétariat externalisées ne coûtent pas le même prix d’une région à l’autre. Les tarifs d’une secrétaire indépendante varient selon le secteur géographique. Une secrétaire en province ne tarifera pas comme une secrétaire en région parisienne. Chaque secrétaire appliquera alors un tarif en fonction du marché de sa région.

Aussi, si vous choisissez d’avoir une collaboratrice à vos côtés, sachez que les prestations de secrétariat sur site seront plus chères qu’à distance. Le tarif horaire sera en effet plus élevé et des frais de déplacement peuvent s’ajouter.

 Une assistante freelance peut vous facturer de différentes manières :

1. A l’heure, méthode de facturation la plus courante. Elle permet une facturation d’établir une facture sur le temps réel de travail en fin de mois

• Entre 30 € et 50 € de l’heure: à distance
• Entre 35 et 55 € par heure dans vos locaux.

2. A la tâche, voici quelques exemples :

• Une simple lettre ou la saisie d’un devis entre 5 et 8€ la page
• Retranscription audio en moyenne 2euros la minute d’enregistrement
• Création et saisie de tableaux simples EXCEL entre 5 et 8€ la page
• Création et saisie de tableaux complexes sur EXCEL entre 8 et 10€…

3. Au forfait : souvent utilisé pour les clients habituels dont on a estimé la charge moyenne de travail mensuel.

Un exemple de forfait pour un tarif horaire sur site de 35€ :

Vous avez besoin de 10 heures de présence par mois, vous devriez débourser 350 euros. Votre secrétaire vous propose un forfait 10 heures pour 330€ soit 33 euros de l’heure. En optant pour un forfait, plus vous aurez un besoin d’heures important, plus le tarif horaire sera bas.

Que contient le prix d’une secrétaire indépendante ?

Lorsque qu’une assistante freelance définit son tarif, elle prend en compte différents paramètres.

Contenu du prix d’une secrétaire

1. Son expérience: plus une assistante est expérimentée, plus son tarif sera élevé. A vous de savoir ce qui prime pour vous ; le prix bas ou la qualité.
2. Ses compétences: si elle parle plusieurs langues, si elle est spécialisée dans les ressources humaines, le secteur juridique ou la gestion des réseaux sociaux…La secrétaire freelance déterminera son tarif en fonction de sa plus-value.
3. Ses frais personnels et de fonctionnement : téléphone, connexion internet, matériel informatique et fournitures de bureau, frais de compte, voiture de fonction, électricité, communication et publicité…
4. Ses charges :

• Très souvent la secrétaire indépendante exerce sous le statut de micro-entrepreneur paie des charges URSSAF à hauteur de 22% de son chiffre d’affaires
• CFE
• RC Pro
• Cotisations retraite et prévoyance

5. Ses charges fiscales (CFE , impôts)
6. Les frais liés à la demande du client : frais postaux, reprographie, déplacements, éventuellement appels émis à l’étranger…

7. La durée de la mission: ponctuelle ou régulière. Si vous comptez collaborer à long terme, vous pouvez certainement bénéficier de prix dégressifs en fonction du nombre d’heures.
8. La complexité de la tâche demandée
9. Une éventuelle majoration si la mission est urgente. De manière générale, les prestations réalisées en urgence à la demande du Client sont majorées de la façon suivante :

• Travaux effectués après 18h30 pour le lendemain, les samedis ou à remettre dans un délai inférieur à 8 heures : + 25%
• Travaux réalisés les dimanches et jours fériés : + 50 %.

Vous l’aurez compris, plusieurs paramètres entrent en jeu dans le calcul du coût de votre secrétaire. Ainsi, le tarif d’une secrétaire indépendante se justifie. Alors, si vous vous trouvez face à des propositions en dessous de 25euros de l’heure, posez-vous les bonnes questions. Méfiez-vous des prix alléchants qui cachent certains défauts.

Des prix bas peuvent vous alerter sur les compétences, le professionnalisme, le manque d’expérience, le caractère débutant de la secrétaire indépendante proposant des prix si bas.

Que vous coûterait une secrétaire salariée ?

Vous n’avez pas une charge de travail qui nécessite d’embaucher une secrétaire indépendante, vous souhaiter recruter un temps partiel. Pour rappel, la durée légale de travail minimum est de 24 heures par semaine soit un peu plus de 100 heures par mois. Votre besoin est moindre, attention de bien réfléchir. Bien entendu, si vous trouvez dans une période à basse activité, votre secrétaire sera tout de même payée. Tandis qu’une assistante freelance vous facture uniquement le travail réalisé.

Voyons ce que vous coûte réellement une secrétaire salariée.

1. Son salaire net. Le salaire moyen net est de 1750 euros.
2. Frais de recrutement : rédaction de l’offre d’emploi, lecture de CV et lettre de motivation, sélection des candidats, entretien téléphonique, entretien physique… tout ce temps est du temps en moins pour vous concentrer sur votre corps de métier et donc de gagner en productivité.
3. Frais de l’agence d’intérim, si vous souhaitez déléguer la tâche de recrutement
4. Congés payés
5. Maladie : si votre secrétaire s’absente pour maladie, elle percevra son salaire malgré tout. Ce qui n’est pas le cas d’une indépendante, qui vous facture uniquement son travail effectué.
6. Tickets restaurants
7. Mutuelle obligatoire pour vos salariés
8. Indemnités de fin de contrat ou de licenciement
9. Investissement de matériels informatique et mobilier de bureau…
10. Les charges patronales, soit 42% du salaire brut à payer en plus du salaire net de votre secrétaire. Ces chargent comprennent :

• La contribution sociale autonomie (CSA) qui est une contribution de 0,3 %à la charge de l’employeur. Elle est destinée à la Caisse nationale de solidarité pour l’autonomie (CNSA) dans le but de financer des actions permettant l’autonomie des personnes âgées ou handicapées.
• Les allocations familiales
• Les cotisations chômage
• La retraite complémentaire
• La cotisation pour la formation professionnelle (DIF)

Vous pouvez vous servir du site mise en place par le gouvernement pour simuler précisément le coût de votre salarié.

https://mon-entreprise.fr/simulateurs/salaire-brut-net